Presence is a small practice run by Mike Pinette from Santander, Spain. This notice explains what personal data I collect, why I collect it, how long I keep it and what you can do about it. If anything is unclear, write to [email protected].
I haven't appointed a data protection officer. Please send any question about this notice to the email address above.
Visiting the website
The website itself doesn't set cookies and doesn't use analytics or advertising trackers. The enquiry form comes from Formflow and does set one cookie, explained below.
Hosting. Cloudflare hosts the site. To deliver pages and protect the site from abuse, it processes technical data such as your IP address, your browser type and the pages you request.
Legal basis: my legitimate interest in running a secure website.
Cloudflare keeps this data briefly under its own policies. I don't use it to identify visitors.
Settings stored in your browser.
If you switch motion off, your browser remembers that choice until you clear it.
The site also notes that you've seen the opening animation, so it doesn't replay during your visit. That note is deleted when you close the tab.
Neither setting is sent to me.
The enquiry form. Formflow provides the form. Nothing from Formflow loads until you press "Ask me to look". To show the form, Formflow processes technical data such as your IP address and counts the view.
Legal basis: my legitimate interest in offering a working contact form.
When you open the form, Formflow also sets a cookie for its own service monitoring (Datadog), saves your progress in the form in your browser and loads fonts from Google, which receives your IP address. These come from Formflow's form, not from this website.
Getting in touch
Enquiry form ("Ask me to look").
What I receive: your name, email address and business name, plus your website and message if you add them.
What I use it for: to reply and, if you asked, to look at your business and send you what I find.
Legal basis: steps you asked for before any agreement.
How it's handled: Formflow stores the form and emails it to me.
How long: 12 months after our last contact, unless we start working together.
Is it required? You don't have to give these details, but I can't reply without an email address.
Email and booked calls.
What I receive: your name, email address and whatever you share. For bookings, also the time you chose and your answers to the booking questions.
What I use it for: to reply, hold the call and keep a record of our conversation.
Legal basis: steps you asked for before any agreement, and my legitimate interest in replying to messages.
How long: 24 months after our last contact, unless we start working together.
If I contacted you about your business
Before contacting a business, I look at how it appears to customers online. If I emailed you, this section explains how I found you and what I hold.
Sources. These can include:
your business's own website;
public search results, collected through a search data service;
public business listings, such as Google Business Profile;
public professional profiles, such as LinkedIn;
public business directories.
What I hold. Your name, your role and your business contact details, such as a business email address or phone number. My research notes are about the business: how it appears in search and what its pages say.
Why. To contact you once about something specific I noticed that may be useful to your business, and to keep track of any conversation that follows.
Legal basis. My legitimate interest in offering relevant professional services to businesses. I only use business contact details that are published or shared professionally. I keep contact to a minimum and stop as soon as you ask.
How long. If you don't reply, I delete your contact details within 12 months of first contact.
Software, including AI tools, helps me gather and organise public information. A person decides whether to contact anyone. No decision with legal or similarly significant effects is made about you automatically.
Stopping contact
You can object to being contacted at any time. Reply "no thanks" to any email, or write to [email protected], and I'll stop and delete your details. I keep only your email address and business name on a do-not-contact list, so that you aren't contacted again.
Email updates, only if you sign up
If you choose to receive updates, I hold your name and email address, and whether you open the emails or click their links. Brevo sends these emails.
Legal basis: your consent. You can withdraw it at any time, and every email has an unsubscribe link.
How long: until you unsubscribe. After that, I keep only your email address on the unsubscribe list.
Clients
When we work together, I hold:
contact and billing details for the people I work with;
what's needed to deliver the agreed work;
any account access you grant, such as Google Search Console, Google Analytics or Google Business Profile.
Details:
Legal basis: our contract, and legal obligations for invoices and tax records.
How long: during the work, then for as long as Spanish tax and commercial law requires (generally up to six years).
Your customers' data: where the work involves personal data your business controls, such as your customers' data in your accounts, I act on your behalf under a separate data processing agreement.
Who else handles your data
I never sell or rent personal data. These providers handle it on my behalf:
Provider
What for
Based in
Cloudflare
Website hosting, security and email forwarding
United States
Formflow
Enquiry form
Australia (data stored in the United States)
Cal.com
Booking calls and video calls (Cal Video)
United States
Brevo
Contact records and email
France (EU)
My email provider
Receiving and storing email
See below
Anthropic and OpenAI (AI assistants)
Organising research and drafting
United States
I may also share data with professional advisers, such as an accountant, and with authorities where the law requires it.
Transfers outside Europe
Some providers are based outside the European Economic Area, mainly in the United States. When your data goes there, one of these protects it:
an adequacy decision of the European Commission, such as the EU-US Data Privacy Framework for certified companies;
the Commission's standard contractual clauses.
Your rights
You can ask to:
access your data;
correct it;
delete it;
restrict how it's used;
receive it in a portable format;
object to its use.
Where you gave consent, you can withdraw it at any time. Write to [email protected] and I'll reply within one month.
If you think your data has been mishandled, you can complain to the Spanish data protection authority, the Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).
Changes
When this notice changes, the date at the top changes too.
Política de privacidad (versión en español)
Última actualización: 25 de septiembre de 2026
Presence es un pequeño estudio que Mike Pinette dirige desde Santander. Esta política explica qué datos personales recojo, para qué los recojo, cuánto tiempo los conservo y qué puedes hacer al respecto. Sigue el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Si algo no queda claro, escríbeme a [email protected].
No he designado un delegado de protección de datos. Envía cualquier consulta sobre esta política al correo anterior.
Cuando visitas la web
La web en sí no instala cookies ni usa herramientas de analítica o publicidad. El formulario de contacto procede de Formflow y sí instala una cookie, como se explica más abajo.
Alojamiento. Cloudflare aloja la web. Para servir las páginas y protegerlas de abusos, trata datos técnicos como tu dirección IP, el tipo de navegador y las páginas que solicitas.
Base legal: mi interés legítimo en mantener una web segura.
Cloudflare conserva estos datos poco tiempo, según sus propias políticas. Yo no los uso para identificar a nadie.
Ajustes guardados en tu navegador.
Si desactivas el movimiento, tu navegador recuerda esa preferencia hasta que la borres.
La web también anota que ya has visto la animación inicial, para no repetirla durante tu visita. Esa nota se borra al cerrar la pestaña.
Ninguno de los dos ajustes me llega.
El formulario de contacto. El formulario lo presta Formflow. No se carga nada de Formflow hasta que pulsas «Ask me to look». Para mostrarlo, Formflow trata datos técnicos como tu dirección IP y registra la visita.
Base legal: mi interés legítimo en ofrecer un formulario que funcione.
Cuando abres el formulario, Formflow también instala una cookie para la monitorización de su propio servicio (Datadog), guarda en tu navegador lo que vas rellenando y carga tipografías de Google, que recibe tu dirección IP. Esto procede del formulario de Formflow, no de esta web.
Cuando te pones en contacto
Formulario («Ask me to look»).
Qué recibo: tu nombre, tu correo y el nombre de tu negocio, además de tu web y tu mensaje si los añades.
Para qué: para responderte y, si lo pides, revisar tu negocio y enviarte lo que encuentre.
Base legal: la aplicación, a petición tuya, de medidas precontractuales.
Cómo se gestiona: Formflow guarda el formulario y me lo envía por correo.
Plazo: 12 meses desde nuestro último contacto, salvo que empecemos a trabajar juntos.
¿Es obligatorio? No tienes que darme estos datos, pero sin un correo no puedo responderte.
Correo y llamadas reservadas.
Qué recibo: tu nombre, tu correo y lo que compartas. En las reservas, también la hora elegida y tus respuestas a las preguntas de la reserva.
Para qué: para responderte, celebrar la llamada y guardar constancia de la conversación.
Base legal: medidas precontractuales solicitadas por ti y mi interés legítimo en responder a los mensajes.
Plazo: 24 meses desde el último contacto, salvo que empecemos a trabajar juntos.
Si me puse en contacto contigo por tu negocio
Antes de contactar con un negocio, reviso cómo lo ven sus clientes en internet. Si te escribí, este apartado explica cómo te encontré y qué datos tengo.
Fuentes. Pueden incluir:
la web de tu negocio;
resultados públicos de búsqueda, obtenidos mediante un servicio de datos de búsqueda;
fichas públicas de empresa, como Google Business Profile;
perfiles profesionales públicos, como LinkedIn;
directorios públicos de empresas.
Qué datos tengo. Tu nombre, tu cargo y los datos de contacto de tu negocio, como un correo o un teléfono profesional. Mis notas de investigación tratan sobre el negocio: cómo aparece en las búsquedas y qué dicen sus páginas.
Para qué. Para escribirte una vez sobre algo concreto que he visto y que puede ser útil para tu negocio, y para hacer seguimiento de la conversación, si la hay.
Base legal. Mi interés legítimo en ofrecer servicios profesionales relevantes a empresas. Solo uso datos de contacto profesionales publicados o compartidos en un contexto profesional. Limito el contacto al mínimo y paro en cuanto me lo pides.
Plazo. Si no respondes, borro tus datos de contacto como máximo 12 meses después del primer contacto.
Uso software, incluidas herramientas de inteligencia artificial, para reunir y ordenar información pública. Una persona decide si se contacta con alguien. No se toma sobre ti ninguna decisión automatizada con efectos jurídicos o de importancia similar.
Cómo dejar de recibir mensajes
Puedes oponerte en cualquier momento a que te contacte. Responde «no, gracias» a cualquier correo o escribe a [email protected], y dejaré de escribirte y borraré tus datos. Solo conservaré tu correo y el nombre de tu negocio en una lista de exclusión, para no volver a contactarte.
Novedades por correo, solo si te suscribes
Si decides recibir novedades, guardo tu nombre y tu correo, además de si abres los correos o pulsas sus enlaces. Brevo envía estos correos.
Base legal: tu consentimiento. Puedes retirarlo cuando quieras, y cada correo incluye un enlace para darte de baja.
Plazo: hasta que te des de baja. Después, solo guardo tu correo en la lista de bajas.
Clientes
Cuando trabajamos juntos, guardo:
los datos de contacto y facturación de las personas con las que trabajo;
lo necesario para prestar el servicio acordado;
los accesos que me concedas, como Google Search Console, Google Analytics o Google Business Profile.
Detalles:
Base legal: nuestro contrato y el cumplimiento de obligaciones legales de facturación y fiscales.
Plazo: mientras dura el trabajo y, después, durante los plazos que exige la normativa fiscal y mercantil (con carácter general, hasta seis años).
Datos de tus clientes: si el trabajo implica datos personales de los que es responsable tu negocio, como los de tus clientes en tus cuentas, actúo como encargado del tratamiento por cuenta tuya, con un contrato de encargo aparte.
Quién más trata tus datos
Nunca vendo ni alquilo datos personales. Estos proveedores los tratan por mi cuenta:
Proveedor
Para qué
Sede
Cloudflare
Alojamiento web, seguridad y reenvío de correo
Estados Unidos
Formflow
Formulario de contacto
Australia (datos alojados en Estados Unidos)
Cal.com
Reserva de llamadas y videollamadas (Cal Video)
Estados Unidos
Brevo
Registro de contactos y correo
Francia (UE)
Mi proveedor de correo
Recibir y guardar el correo
Ver más abajo
Anthropic y OpenAI (asistentes de IA)
Ordenar la investigación y redactar
Estados Unidos
También puedo comunicar datos a asesores profesionales, como una gestoría, y a las autoridades cuando la ley lo exija.
Transferencias internacionales
Algunos proveedores están fuera del Espacio Económico Europeo, principalmente en Estados Unidos. Cuando tus datos van allí, los protege una de estas garantías:
una decisión de adecuación de la Comisión Europea, como el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para empresas certificadas;
las cláusulas contractuales tipo de la Comisión.
Tus derechos
Puedes solicitar:
el acceso a tus datos;
su rectificación;
su supresión;
la limitación de su tratamiento;
su portabilidad.
También puedes oponerte a su uso. Si diste tu consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento. Escríbeme a [email protected] y te responderé en el plazo de un mes.
Si crees que no he tratado bien tus datos, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).
Cambios
Cuando cambie esta política, cambiará también la fecha del principio.